Quy trình cúng cô hồn cho chuỗi cửa hàng nhiều chi nhánh: phân vai, ngân sách, quy tắc lửa và sự tự nguyện
Trả lời ngắn: chuỗi cửa hàng hay doanh nghiệp nhiều chi nhánh nên viết lễ cúng cô hồn thành một quy trình ngắn, áp dụng chung: ai chịu trách nhiệm, mâm gồm gì theo cỡ chi nhánh, chi tiền từ đâu, chỗ nào được dùng lửa, chỗ nào không. Quy trình nên để việc cúng là tự nguyện với từng nhân viên, đặt an toàn lên trước tục lệ, và không biến lễ thành công cụ quảng cáo. Một trang giấy rõ ràng tránh được chuyện mỗi nơi một kiểu và những sự cố không đáng có.
Khi chỉ có một tiệm, chủ tự cúng theo cách của gia đình là đủ. Khi có ba, năm, mười chi nhánh, mọi thứ khác đi. Chi nhánh này cúng to, chi nhánh kia không cúng; nơi này đốt vàng mã ngay trong trung tâm thương mại, nơi kia thu tiền nhân viên để mua mâm; một cửa hàng trưởng mới về không biết lệ cũ ra sao. Bài này dành cho người quản lý muốn đưa lễ cô hồn vào nếp vận hành của cả hệ thống, sao cho đúng lòng, đúng luật nhà, và không ai thấy bị ép.
Vì sao chuỗi cửa hàng cần quy trình viết ra
Lễ cô hồn ở chi nhánh thường do một người thạo việc tự đứng ra làm. Khi người đó nghỉ hoặc chuyển đi, lễ hoặc biến mất, hoặc được người mới làm theo trí nhớ lỏng lẻo. Có bốn lý do để viết thành quy trình:
- An toàn: một sự cố cháy ở một chi nhánh là rủi ro cho cả thương hiệu, cho nhân viên và cho khách.
- Công bằng: nhân viên ở chi nhánh này không phải góp tiền trong khi chi nhánh khác dùng quỹ công ty.
- Tôn trọng: có văn bản ghi rõ việc cúng là tự nguyện thì người khác tín ngưỡng không phải ngại nói ra.
- Bàn giao: cửa hàng trưởng mới đọc một trang là làm được, không phải hỏi dò.
Quyết định đầu tiên: công ty đứng ra hay để tuỳ chi nhánh
Trước khi viết quy trình, ban lãnh đạo nên chọn một trong ba mô hình. Không mô hình nào sai; điều quan trọng là chọn rõ ràng và nói cho mọi người biết.
| Mô hình | Cách làm | Hợp với | Điều cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| Không tổ chức | Công ty không cúng, không cấm nhân viên tự làm ngoài giờ ở nơi được phép | Doanh nghiệp có văn hoá trung lập về tín ngưỡng, văn phòng trong toà nhà cấm lửa | Nói rõ để chi nhánh không tự ý đốt lửa trong mặt bằng |
| Tuỳ chi nhánh | Mỗi chi nhánh tự quyết, nhưng phải theo bộ quy tắc an toàn chung | Chuỗi trải ở nhiều vùng, phong tục khác nhau | Vẫn cần quy tắc về lửa, tiền và sự tự nguyện |
| Thống nhất | Công ty quy định mâm, ngân sách, người phụ trách cho mọi chi nhánh | Chuỗi có mặt tiền đường phố, chủ và nhân viên phần đông giữ tục | Đừng biến thành nghĩa vụ cá nhân của từng nhân viên |
Nhiều chuỗi chọn mô hình thứ hai: công ty không ép, nhưng nếu chi nhánh muốn cúng thì có khung để làm cho đúng. Những phần dưới đây viết theo hướng đó, chi nhánh có thể bỏ bớt tuỳ hoàn cảnh.
Phân vai trong một chi nhánh
Quy trình hay hỏng ở chỗ ai cũng nghĩ việc này của người khác. Nên ghi rõ ba vai:
- Người phụ trách: thường là cửa hàng trưởng. Chịu trách nhiệm chung, quyết định giờ cúng, kiểm tra an toàn trước và sau lễ. Người phụ trách không nhất thiết phải tự đứng khấn.
- Người đứng lễ: một nhân viên tự nguyện, biết cách cúng. Nếu chi nhánh không có ai muốn, có thể bỏ phần khấn và chỉ giữ phần chia đồ ăn cho người cần.
- Người trông: trông lửa từ khi thắp tới khi tàn, trông khu phát quà. Không được kiêm việc bán hàng trong lúc đó.
Ghi tên người giữ từng vai lên bảng phân ca mỗi kỳ, giống như phân ca trực bình thường. Nhân viên mới chỉ nhận vai người trông sau khi được hướng dẫn chỗ để bình chữa cháy và xô nước.
Mâm lễ theo cỡ chi nhánh
Thống nhất danh mục mâm giúp chi phí đều, không chi nhánh nào thấy mình bị so. Danh mục nên viết theo ba cỡ, không cần nêu giá vì giá mỗi vùng mỗi khác.
| Cỡ chi nhánh | Mâm gợi ý | Lửa | Phần chia sau lễ |
|---|---|---|---|
| Ki-ốt, gian hàng trong trung tâm thương mại | Một đĩa trái cây, một ít bánh kẹo đóng gói, ly nước | Không lửa, đèn điện nếu được phép | Chia cho nhân viên và người dọn vệ sinh |
| Cửa hàng mặt phố nhỏ | Cháo trắng vài chén nhỏ, gạo muối, trái cây, bánh kẹo, nước | Một đến ba nén hương, nến trong cốc | Túi quà nhỏ cho trẻ em, người qua đường |
| Cửa hàng lớn, kho, xưởng | Như trên, nhân số lượng bánh trái cho đông người | Ít hương, hoá vàng chỉ ở khu được phép hoặc bỏ | Phát theo hàng, có người chia |
Ghi thêm một dòng: không mua thêm đồ cúng ngoài danh mục bằng tiền công ty nếu không được duyệt. Dòng này chặn được thói quen năm sau cúng to hơn năm trước.
Ngân sách, chứng từ và chuyện góp tiền
Tiền cho lễ cúng là chỗ dễ sinh chuyện nhất. Ba nguyên tắc nên viết thẳng vào quy trình:
- Tiền từ một nguồn rõ ràng: hoặc ngân sách công ty cấp cho chi nhánh theo kỳ, hoặc chủ chi nhánh tự chi. Không chia đầu người.
- Không thu tiền nhân viên: ai muốn góp thêm thì góp tự nguyện, không ghi tên, không so ai góp nhiều.
- Có chứng từ: giữ hoá đơn hoặc phiếu chi như mọi khoản chi nhỏ khác. Cách hạch toán thế nào là việc của kế toán; người quản lý không nên tự đoán khoản nào được tính vào chi phí.
Chuyện góp tiền và tôn trọng người không cúng ở văn phòng đã có bài riêng: cúng cô hồn ở văn phòng công ty. Với chuỗi bán lẻ, điểm khác là tiền thường chi ở từng chi nhánh nhỏ lẻ, nên càng cần một quy định chung để khỏi mỗi nơi một cách.
Quy tắc cứng về lửa và mặt bằng thuê
Phần này không nên để tuỳ chi nhánh. Một sơ suất ở đâu cũng ảnh hưởng tới cả hệ thống. Quy tắc nên ngắn, dễ nhớ:
- Mặt bằng thuê trong trung tâm thương mại, toà nhà văn phòng, chợ có quy định cấm lửa: không thắp hương, không nến, không hoá vàng. Không có ngoại lệ.
- Cửa hàng mặt phố: lửa chỉ đặt ngoài cửa, cách xa hàng hoá, rèm, bạt, xe cộ.
- Luôn có bình chữa cháy hoặc xô nước trong tầm tay khi có lửa.
- Không đặt mâm chắn lối thoát hiểm, biển chỉ dẫn, bình chữa cháy hay lối cho xe lăn.
- Không ai rời đi khi hương còn cháy. Lửa tắt hẳn mới dọn mâm.
- Hoá vàng chỉ làm ở nơi chủ mặt bằng cho phép, trong chậu kim loại; không được phép thì bỏ.
Chi nhánh mới mở cần được kiểm tra trước kỳ cúng đầu tiên: người phụ trách khu vực xem chỗ định bày mâm có đạt các quy tắc trên không.
Nhân viên khác tín ngưỡng và nhân viên mới
Một chuỗi đông người chắc chắn có nhân viên theo Công giáo, Tin Lành, Hồi giáo, Cao Đài, hoặc không theo tôn giáo nào. Có người đi chùa nhưng không quen tục cô hồn. Quy trình nên có một câu rõ ràng: việc đứng lễ, khấn, góp đồ cúng là tự nguyện; nhân viên không tham gia không bị đánh giá kém hơn.
Một số cách làm cho dễ chịu:
- Phân cho người không cúng việc trông quầy hoặc chuẩn bị túi quà, những việc không mang tính nghi lễ, nếu họ đồng ý.
- Không đặt mâm cúng ở bàn làm việc chung hay phòng nghỉ của nhân viên.
- Không dùng lời doạ kiểu không cúng thì cửa hàng xui, nhân viên dễ gặp chuyện.
Nhân viên mới nên được giới thiệu ngắn: đây là lệ của cửa hàng, ý nghĩa là chia thức ăn cho người khuất không ai thờ và cho người nghèo, ai muốn thì cùng làm. Nói như vậy là đủ.
Hình ảnh thương hiệu và mạng xã hội
Có chuỗi muốn chụp ảnh lễ cúng đăng lên trang của cửa hàng. Đây là chỗ nên nghĩ kỹ.
- Nên: chia sẻ phần chia quà cho trẻ em, người lao động, việc dọn sạch vỉa hè sau lễ. Đó là hình ảnh tử tế.
- Không nên: dùng lễ cô hồn để chạy khuyến mãi kiểu tháng cô hồn mua gì cũng giải xui, hoặc khơi nỗi sợ để bán hàng. Đó là gieo nỗi lo rồi bán cách giải, một thủ thuật thao túng mà khách dần sẽ nhận ra.
- Không nên: chụp cận mặt trẻ em hay người nghèo đang nhận quà rồi đăng lên mạng. Họ không đến để làm hình quảng cáo cho ai.
- Cân nhắc: in logo lên túi quà. Có người thấy tiện để nhận ra, có người thấy biến việc thiện thành tờ rơi. Túi trơn thường là lựa chọn nhẹ nhàng hơn.
Mẫu quy trình một trang cho chi nhánh
Dưới đây là khung mẫu có thể in ra dán ở phòng nhân viên. Chi nhánh điều chỉnh theo thực tế.
- Ba ngày trước: cửa hàng trưởng xác nhận có cúng hay không, ghi tên người đứng lễ và người trông lên bảng ca.
- Một ngày trước: mua đồ theo danh mục đúng cỡ chi nhánh, giữ hoá đơn.
- Trước giờ cúng: kiểm tra chỗ bày không chắn lối, không gần hàng dễ cháy; đặt bình chữa cháy hoặc xô nước sát bên.
- Trong lễ: người trông đứng cạnh từ lúc thắp tới lúc hương tàn; một người khác giữ quầy.
- Chia quà: phát theo hàng, ưu tiên trẻ em, người già; không ném.
- Dọn: đổ cháo, nước đúng chỗ thoát nước, gom rác, lau sạch mặt tiền.
- Báo lại: ghi một dòng vào sổ ca: đã cúng, đã dọn, chi bao nhiêu.
Phần dọn dẹp sau lễ, từng thứ một, có trong bài dọn dẹp sau lễ cô hồn cho vỉa hè sạch.
Ví dụ: chuỗi năm quán cà phê thống nhất cách cúng
Một chuỗi cà phê nhỏ có năm quán: ba quán mặt phố, một quán trong trung tâm thương mại, một quán trong khuôn viên trường học. Trước đây mỗi quản lý tự làm. Quán trong trung tâm thương mại từng thắp hương sau quầy và bị ban quản lý nhắc nhở. Quán ở trường học thì bày mâm ngay cổng, sinh viên đi qua tò mò hỏi mà nhân viên không biết giải thích.
Chủ chuỗi viết một trang quy trình theo mô hình tuỳ chi nhánh:
- Ba quán mặt phố cúng mùng 2, 16 và rằm tháng Bảy, mâm cỡ nhỏ, công ty chi.
- Quán trong trung tâm thương mại chỉ đặt một đĩa trái cây và ly nước ở góc quầy, không lửa, sau lễ chia cho nhân viên và cô lao công tầng.
- Quán ở trường học chuyển sang cúng rằm tháng Bảy thôi, mâm đặt ở hiên bên hông; nhân viên được dặn sẵn một câu giải thích ngắn khi sinh viên hỏi.
Không chi nhánh nào thấy bị ép, chi phí đều nhau, và không còn lần nào bị nhắc vì lửa.
Sai lầm thường gặp khi quản lý lễ cúng ở nhiều chi nhánh
- Không có văn bản, để mỗi quản lý tự làm theo thói quen gia đình mình.
- Thu tiền góp đầu người, khiến nhân viên lương thấp hoặc khác tín ngưỡng khó xử.
- Cho phép ngoại lệ về lửa ở mặt bằng thuê vì chỉ một nén thôi mà.
- So sánh mâm giữa các chi nhánh, khiến năm sau ai cũng cố cúng to hơn.
- Dùng lễ làm nội dung quảng cáo kiểu giải xui tháng cô hồn.
- Quên tính tới kỳ mùng 2, 16 rơi vào ngày cửa hàng đông khách nhất, không ai rảnh trông lửa.
Với chuyện có nên giữ đều lệ mùng 2 và 16 hay chỉ cúng rằm tháng Bảy, bài có bắt buộc cúng mùng 2 và 16 không có những gợi ý để quyết định.
Khi nào nên hỏi người có chuyên môn
- Phòng cháy: chi nhánh trong toà nhà, kho hàng có vật liệu dễ cháy, hoặc nơi đã có quy định phòng cháy riêng thì hỏi ban quản lý toà nhà, người phụ trách an toàn.
- Hợp đồng thuê: một số hợp đồng thuê mặt bằng có điều khoản về dùng lửa, tổ chức sự kiện trước cửa; đọc lại hoặc hỏi luật sư khi không rõ.
- Kế toán, thuế: khoản chi cúng của doanh nghiệp ghi nhận thế nào thì hỏi kế toán.
- Nhân sự: nếu có tranh chấp liên quan tới tín ngưỡng tại nơi làm việc, bộ phận nhân sự cần xử lý thận trọng, không để thành chuyện ép buộc.
Chi nhánh muốn có một món nhỏ tặng kèm túi quà cho trẻ em sau lễ, như móc khoá hay vòng hạt mang ý chúc bình an, có thể xem các vật phẩm may mắn nhỏ ở Vật Phẩm Phong Thuỷ; với trẻ nhỏ, tránh đồ có hạt rời dễ nuốt.